Ab dem 1. Januar 2025 sollten alle inländischen Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Falls der Rechnungsaussteller keine Übergangsregelungen nutzt, muss der Empfänger die Möglichkeit haben, elektronische Rechnungen zu erhalten. Voraussetzung dafür ist eine E-Mail-Adresse, die heutzutage fast jeder besitzt. Die Adresse muss dem Rechnungsaussteller mitgeteilt werden. Es kann sinnvoll sein, für den Rechnungsempfang eine separate E-Mail-Adresse wie beispielsweise `rechnung@musterdomain.com` einzurichten. Damit können Eingangsrechnungen z. B. in MS Outlook automatisch in einen speziellen Ordner geleitet werden.

Ab dem 1. Januar 2025 sollte auch eine Software zum Auslesen empfangener E-Rechnungen vorhanden sein. Auch wenn der Rechnungsaussteller zur besseren Lesbarkeit häufig zusätzlich ein klassisches Rechnungsformat oder eine hybride PDF-Rechnung mitsendet, ist für die Buchführung die E-Rechnung maßgeblich. Das lesbare Rechnungsformat (Belegbild) könnte dabei möglicherweise nicht genau dem Datensatz der E-Rechnung entsprechen, was zu Nachteilen für den Rechnungsempfänger führen kann, insbesondere beim Vorsteuerabzug. Daher ist es ratsam, eine Visualisierungs-Software zu nutzen, die die digitale Rechnung in ein lesbares Belegbild umwandelt und so eine zuverlässige Referenz zur Verfügung stellt.

Bei elektronischen Rechnungen gibt es grundsätzlich zwei Formate: Das X-Format (XML-Datei), das ohne zusätzliche Software nicht lesbar ist, und das ZUGFeRD-Format, bei dem der elektronische XML-Datensatz direkt in ein PDF integriert ist und das somit ohne spezielle Software lesbar bleibt. Für das X-Format wird der Rechnungsversender in der Regel ein lesbares PDF beifügen. Wichtig ist, elektronische Rechnungen und PDFs sicher und geordnet zu speichern, um jederzeit den Zugriff zu gewährleisten und den Betriebsausgaben- sowie Vorsteuerabzug sicherzustellen. Da im Falle von Abweichungen zwischen Belegbild und E-Rechnung stets die E-Rechnung maßgeblich ist, sollte idealerweise eine Visualisierungs-Software verwendet werden. Möglicherweise wird es in Zukunft üblich, Rechnungen ausschließlich in digitaler Form zu übermitteln, da Visualisierungsprogramme dann etabliert sein könnten und niemand mehr ein traditionelles, lesbares Rechnungs-PDF erwartet.

Bis zum 31. Dezember 2026 können weiterhin Papierrechnungen verschickt werden. Bei PDF-Rechnungen per E-Mail ist wie bisher das Einverständnis des Empfängers notwendig, und die Übermittlung muss spätestens am 31. Dezember 2026 erfolgen. Dieses Einverständnis kann auch stillschweigend erfolgen, beispielsweise durch Annahme der Rechnung ohne Widerspruch.

Für Umsätze, die vom 1. Januar 2027 bis zum 31. Dezember 2027 ausgeführt werden, gilt die Übergangsregelung nur noch für Rechnungsaussteller mit einem Jahresumsatz von höchstens 800.000 Euro im Jahr 2026. Auch hier ist die Übermittlung bis spätestens 31. Dezember 2027 erforderlich.

Bis Ende 2027 besteht für kleinere Unternehmer faktisch noch keine verbindliche Pflicht zur E-Rechnung, da sie Rechnungen weiterhin postalisch oder mit Zustimmung des Empfängers per E-Mail senden können. Die Übergangszeit von drei Jahren sollte jedoch genutzt werden, um sich auf die E-Rechnung vorzubereiten. Die frühzeitige Umstellung vermittelt zudem einen professionellen Eindruck.

Ab dem 1. Januar 2028 wird die E-Rechnungspflicht dann uneingeschränkt gelten.

Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro sowie Fahrausweise.

Eine interessante Fragestellung betrifft Barverkäufe über 250 Euro. Ab dem 1. Januar 2028 müsste der Verkäufer wohl die E-Mail-Adresse des Kunden erfragen, um seine Pflicht zu erfüllen und neben dem Kassenbeleg eine E-Rechnung zu senden. Künftige Kassensysteme werden voraussichtlich für die Erfassung von E-Mail-Adressen ausgestattet sein. Für Rechnungsempfänger mit Vorsteuerabzugsrecht ist dies ebenfalls unerlässlich, um den Vorsteuerabzug sicherzustellen. Daher werden Kunden in größeren Märkten möglicherweise direkt zum Service-Schalter gehen, um ihre E-Rechnung zu erhalten. Die steuerlich relevante Rechnung würde dann nicht mehr als Ausdruck, sondern digital per E-Mail übermittelt werden.

Unternehmen, die ab dem 1. Januar 2025 ordnungsgemäße E-Rechnungen versenden, benötigen das Einverständnis des Empfängers nicht mehr, sofern die E-Rechnungspflicht zu diesem Zeitpunkt bereits besteht. Dadurch entfällt die Notwendigkeit von Papierrechnungen. Bei Endverbrauchern (B2C) bleibt jedoch das Einverständnis zur PDF-Rechnung erforderlich, was im Online-Handel inzwischen üblich ist.

E-Rechnungen dürfen per einfacher E-Mail verschickt und empfangen werden, sie müssen aber elektronisch archiviert werden und zumindest 10 Jahre lang für den Abruf bereitstehen.